組織に新しいROR IDを追加する時の注意

組織に新しいROR IDを申請する時の注意

 

組織に新しいROR IDを申請する際、申請フォームを記入する前に行うべき最も重要な3つのことがあります。

1）該当組織がすでにROR IDを持っているかどうかをレジストリで検索する

2）該当組織がRORの対象範囲に含まれるかどうかを確認する

3）該当組織を著者所属機関、資金提供者、または出版者として記載している学術論文やデータセットなどの研究成果物へのリンクを収集する

新しいROR IDの申請が迅速に処理され、最終的に承認されるようにするための詳細なガイダンスは、続きをお読みいただくか、How to動画をご覧ください。

ROR申請プロセスの説明

 

RORはコミュニティによって管理されているレジストリです。つまり、誰でも公開されている申請フォームを使って、既存のRORレコードへの更新申請や新しいRORレコードの登録申請を行うことができます。レジストリへの更新申請に費用は一切かかりません。また、RORは設計上メンバーシップモデルもユーザーアカウントも持たないため、会員登録やアカウントの作成も不要です。

メタデータポリシーと掲載基準は、国際的なボランティアによるキュレーション諮問委員会を含むコミュニティによって策定されています。毎月、世界中のユーザーから数百件の申請を処理しており、そのプロセスは完全に公開されているため、レジストリ更新トラッカーでWeb上の申請内容を誰でも確認することができます。個人情報は一切公開されないため、申請者の氏名やメールアドレスは常に非公開となります。

申請フォームを送信すると、申請の進捗状況を確認できるリンクがメールで送られてきます。RORの新バージョンは少なくとも月1回、通常はそれ以上の頻度で公開されるため、申請状況は通常4〜6週間以内に分かります。

以上がROR申請プロセスの概要です。ただし、申請を始める前に、手続きをスムーズに進めるためにできる3つのことをご紹介します。

 

ヒント1：組織がすでにROR IDを持っていないかレジストリを検索する

 

RORについて最近知ったばかりの場合、特定の組織にはまだROR IDがないと思い込んでいるかもしれません。しかし、現在レジストリには120,000件を超える組織が登録されており、お探しの組織がすでに含まれている可能性があります。申請フォームに記入する前に、ROR IDを取得したい組織がすでにレジストリに登録されていないか、簡単に検索して確認しましょう。

RORには、組織のROR IDが存在する場合に簡単に見つけられるWebベースの検索ツールがあります。検索ボックスはホームページ（https://ror.org）に埋め込まれており、https://ror.org/search からも利用できます。

検索結果が多すぎて探している組織がすでにRORに登録されているか判断できない場合は、「Universidad del Zulia」のように組織名を引用符で囲んでみてください。組織名に「Zulia」のようなユニークな単語が含まれている場合は、その単語だけで検索すると結果が絞り込まれます。また近日公開予定のROR検索の新バージョンでは、組織の所在地で検索を絞り込むことも可能になります。

近年、すでにROR IDを持つ組織に対する新規ROR ID申請が数百件記録されています。組織がすでにRORに登録されていれば、それで完了です！新しいROR IDを申請する必要はありません。

 

ヒント2：組織がRORの対象範囲に含まれるか確認する

 

申請フォームに記入する前のもう一つの重要なステップは、掲載の対象範囲と基準を確認し、その組織がRORの対象範囲に含まれるかどうかを確かめることです。RORは「研究組織レジストリ（Research Organization Registry）」であり、研究機関および資金提供機関のレジストリであることを覚えておいてください。つまり、RORのレコードは、研究の生産および支援に関わる独立した、継続的な、集合的な主体を表しています。RORには現在、研究を実施・資金提供・出版する世界中の125,000以上の組織が登録されており、企業、大学・カレッジ、政府機関、非営利団体、学術団体、独立研究機関、独立研究施設・ラボ、独立した博物館・図書館、医療クリニック・病院などが含まれます。

RORの主な目的は、学術メタデータにおいて研究成果を研究機関と結びつけることです。組織ではない主体を多く含めすぎると、RORのデータが複雑になり、維持・利用が困難になります。そのため、単一組織内の下位部門は原則としてRORの対象範囲外となります。大学の学部、カレッジ、学科などは、親組織から独立して機能しておらず、親組織よりも頻繁に設立・廃止・改称などの変更が行われるため、独自のROR IDは付与されません。同様に、企業の内部部門や、研究資金プログラム・制度もRORの対象外です。ROR IDの取得にあたって法的な組織としての地位は必要ありませんが、高度な安定性と独立性を持って機能していることが求められます。

RORは組織の階層関係をサポートしていますが、独自のROR IDを持つ「子」組織や「関連」組織は、関連する組織からの独立性が示されている必要があります。例えば、ハイデルベルク大学のRORレコードには4つの独立した子組織が存在しますが、それらはハイデルベルク大学のみに運営を依存していません。さらに、研究者がこれらの子組織を論文に引用する際、ハイデルベルク大学への言及なしに引用することも多く、これらが独立した研究機関として機能していることを示す重要なシグナルとなっています。

ハイデルベルク大学のレコードに記載されているDKFZ-ZMBH アライアンスをはじめとする子組織は、親組織から相当程度の独立性を持って運営されているため、独自のROR IDを持っています。

 

大規模組織が複数の独立した拠点を持つ場合、それらの拠点が相当程度の独立性を持って運営されていれば、下位部門とは見なされません。この場合、各拠点は独自の子ROR IDを持つことができ、研究成果を各拠点と紐付けることが可能になります。公立大学システム、多国籍NGO・非営利団体、多国籍企業のRORレコードはこのような形式で構成されることが多く、例えばウィスコンシン大学システム（https://ror.org/03ydkyb10）、ユニセフ（https://ror.org/02dg0pv02）、サーモフィッシャーサイエンティフィック（https://ror.org/03x1ewr52）などがその例として挙げられます。

独立した単独の研究主体であっても、RORの対象範囲に含まれない場合があります。特に、法的に組織として認められていても、個人による単独組織はRORの対象外です。個人の識別にはORCID IDの使用が適しています。所属機関がRORに登録されていない独立研究者は、RORの推奨事項に従い、学術システムにおいて所属をテキスト形式で入力できるようにすべきです。

RORの対象範囲外の主体に対するROR ID作成申請はこれまで2,000件以上寄せられており、これは最もよくある申請ミスの一つです。ただし、上記を読んでもある組織がRORの対象範囲に含まれるかどうか判断できない場合は、3つ目のヒントを参考にしてください。